آنچه بیشترین اهمیت را دارد، نباید فدای مساله‌‌‌ای شود که کمترین اهمیت را دارد

چند روز پیش مدیر حقوقی یکی از شرکت‌های بزرگ بورسی (که در یکی از صنایع استراتژیک فعال است) گوشزد کرد. داگلاس کونانت، مدیرعامل پیشین شرکت آمریکایی کمپل سوپ، در صفحه لینکدین خود چنین نوشته است: در 45سالی که در سطوح بالای بسیاری از شرکت‌های موفق بازار به فعالیت مشغول بوده‌‌‌ام، راه‌‌‌هایی برای مدیریت بهتر زمان خود آموخته‌‌‌ام تا بتوانم برای افراد بیشتری، مفید باشم. تمایل دارم که این آموخته‌‌‌هایم را با شما به اشتراک بگذارم.

 مدیریت اثربخش‌‌‌تر جلسات

بسیاری از مردم در محیط‌‌‌های کاری مدرن، یک رابطه عاطفی صفر و یک با جلسات دارند. یا عاشق جلسات کاری هستند یا از آن تنفر دارند. از یک طرف، ما پتانسیل‌‌‌های آنها را به رسمیت می‌‌‌شناسیم. ما می‌‌‌دانیم که اگر آنها به خوبی مدیریت شوند، می‌توانند بهره‌‌‌وری و انرژی بالایی داشته باشند. به طور نظری، جلسات برای به سرانجام رسیدن کارها، ضروری هستند. اما در واقعیت تلخ قرن 21، همین جلسات تبدیل به سوهان روح و عامل اتلاف زمان می‌‌‌شوند. چرا؟ به این دلیل که دیر برگزار می‌‌‌شوند، بیش از حد ادامه می‌‌‌یابند، سازمان نیافته هستند یا افراد (چه شرکت‌کنندگان در جلسه و چه رهبر) به اندازه کافی برای آن آماده نشده‌‌‌اند. لزومی ندارد که وضعیت به همین شکل باقی بماند. برای آنکه جلسات کاری را از عوامل اتلاف وقت، به فرصت‌‌‌هایی برای به سرانجام رسیدن کارها تبدیل کنید، کافی است که فرآیند آن را به طور روشن و مناسب مدیریت کنید.

نخست، خط‌‌‌مشی‌‌‌ها را مشخص کنید. زمانی که خط‌‌‌مشی‌‌‌ها را مشخص کردید، آنها را با نظم و انضباط به پیش ببرید تا نشان دهید چه اندازه به زمان خود (و دیگران) احترام می‌‌‌گذارید. (اگر شما، از کارکنان رده‌‌‌پایین‌‌‌تر یک سازمان هستید، باز هم می‌توانید از این راهکارها در مشارکت با مدیران رده بالاتر و همکاران خود استفاده کنید تا بهترین عملکرد را در جریان جلسات داشته باشید.) در مورد جزئیات این خط‌مشی‌‌‌ها می‌توان موارد بسیاری را مطرح کرد، اما به طور کلی برای مدیریت بهتر و ارزش نهادن به زمان می‌توان از اصول اولیه زیر پیروی کرد:

منطقی باشید. جلسات را در ساعات اداری و بین 9 صبح تا 5 بعد از ظهر برگزار کنید.

وقت‌‌‌شناس باشید. وقت‌‌‌شناسی یک ضرورت است.

مختصر و مفید باشید

شفاف باشید. شعار «شفافیت در کنار دینداری قرار دارد» یعنی من برای آنکه بتوانم به این انتظار خود جامه عمل بپوشانم،

تلاش کنید تا از این خط‌‌‌مشی‌‌‌ها برای الهام گرفتن در جلسات خود استفاده کنید. هر رویه‌‌‌ای که برای جلسات خود در پیش می‌‌‌گیرید، آن را با انسجام و بدون نوسان ادامه دهید. هر چقدر که افراد بیشتری بتوانند روند جلسه را پیش‌بینی کنند، اوضاع بهتر پیش خواهد رفت. همچنین از دیدن اینکه جلسات مفید و موثر، تا چه اندازه زمان قابل استفاده همه افراد را افزایش می‌‌‌دهد، به شگفت خواهید آمد.

 نگهبان «مقدسات» باشید

شما ممکن است انواع مختلفی از سخنان قصار و ضرب‌‌‌المثل‌‌‌ها درباره اهمیت زمان را شنیده باشید. «آنچه بیشترین اهمیت را دارد، نباید هیچ‌‌‌گاه فدای مساله‌‌‌ای شود که کمترین اهمیت را دارد.» این سخن هم به نویسنده آلمانی، گوته و هم به استفان کاوی، متفکر محبوب در زمینه رهبری سازمانی نسبت داده می‌شود. پیام آن ساده به نظر می‌رسد اما بیشترین اهمیت را برای مدیریت زمان دارد. برای بیشترین اثرگذاری، لازم است تا مهم‌ترین مساله برای رهبری خود را شناسایی کنید. واضح است که مهم‌ترین مساله به شدت بستگی به فرد دارد و می‌تواند متغیر باشد.

کونانت  می‌‌‌گوید: «برای من، مهم‌ترین مساله افزایش سطح مشارکت و اشتیاق کارکنان برای کارشان و رساندن آن به سطوح جهانی بود.

رفت‌‌‌وآمدهای پربار داشته باشید

رایج است که بسیاری از مدیران، زمان‌‌‌های رفت‌‌‌وآمد را زمان‌‌‌های «تلف شده» به حساب می‌‌‌آورند. این احساس به این دلیل رخ می‌‌‌دهد که معمولا در زمان سفر و رفت‌‌‌وآمدهای شغلی، نمی‌توانید چیزی از فهرست کارهای روزانه خود را خط بزنید. قابل درک است چه در هواپیما و چه در قطار و خودرو، موارد مختلفی مانند ترافیک و سرو صدا مانع از تمرکز عمیق بر کار می‌‌‌شوند و نمی‌توان چندان مفید بود. خوشبختانه من این مزیت را داشتم که یک راننده، مسوولیت رفت‌‌‌وآمد مرا بر عهده بگیرد. مشخص است که شرایط شما کم و بیش با شرایط من تفاوت دارد. (به عنوان مثال، ممکن است شما نتوانید به خوبی در یک خودروی در حال حرکت، یادداشت بنویسید.) اما اهمیت ندارد که رفت و آمدهای شما به چه شکلی است. شما به هر طریقی باید راهی پیدا کنید که رفت‌‌‌وآمدهای خود را غنی کرده و بهره‌‌‌ای از آن زمان ببرید.»

فرض کنید که یکی از اهداف رهبری سازمانی شما، توسعه ارتباطات شخصی است. این موضوع معمولا با سنگین شدن حجم کارها، برای تمام رهبران سازمانی پیش می‌‌‌آید. اما زمانی که صرف رفت‌‌‌وآمد می‌شود، می‌تواند فرصتی باشد که به این هدف خود برسید. شاید بتوانید کتابی در این زمینه بخوانید یا یک پادکست آموزشی پیدا کنید که اطلاعات شما را برای حل مشکلتان افزایش دهد. چه با خودرو به سر کار می‌‌‌روید یا از اتوبوس و مترو استفاده می‌‌‌کنید، اکنون فقط باید به کارهای ارزشمندی بیندیشید که در این زمان می‌توانید آنها را انجام دهید.

به گفته کونانت، «اکنون شما از سه استراتژی مدیریت زمان من اطلاع دارید. این استراتژی‌‌‌ها برای من بسیار موثر بوده‌‌‌اند و امیدوارم برای شما هم مفید باشند.» با این حال، بدون شک این استراتژی‌‌‌ها تمام کارهای شدنی برای افزایش زمان افراد نیست و شما هم می‌توانید راهکارهایی برای مدیریت زمان خود پیدا کنید و آنها را در اختیار دیگران هم قرار دهید.